È importante tenere in considerazione che il tuo ente deve essere pronto a dare supporto agli elettori, per evitare
un sovraccarico di richieste, soprattutto se le votazioni avvengono in un periodo di tempo ristretto.
Lo scopo di questo articolo è descrivere le possibili procedure a supporto degli elettori che si possono presentare in un contesto di votazioni online.
Con il seguente vademecum saprai quindi come affrontare in autonomia tutte le casistiche più comuni in tema di supporto agli elettori, durante tutto il processo di voto. Le richieste di supporto si aggirano tra il 5% ed il 10% degli aventi diritto
totali, anche in relazione del tipo di elettorato e la propensione a procedure elettroniche.
Di seguito una serie di FAQ per macrotemi per un supporto tempestivo e un miglioramento dell'esperienza del votante.
INVIO E DELIVERY DELLE EMAIL CON LE CREDENZIALI DEGLI ELETTORI
Il sistema ELIGO provvede alla generazione e trasmissione per email delle credenziali personali
degli elettori.
Le credenziali vengono generate in modo da non avere duplicazioni e sono mantenute in forma
crittografata all’interno del sistema.
Nessuno è in grado di poter sapere quale sia la password assegnata ad un
dato elettore, neanche il fornitore del sistema di voto.
Quando devo inviare le credenziali?
La generazione e relativo invio delle credenziali è pressoché immediato.
Consigliamo comunque di provvedere
all’invio delle credenziali almeno quattro ore prima della data di apertura delle votazioni, questo per garantire
che i singoli gestori di posta elettronica di destinazione abbiano il tempo di smistare e depositare la mail nella
casella di destinazione finale.
Può essere utile indicare in anticipo agli elettori che, in caso di mancato ricevimento delle email con le credenziali
previste per una determinata data, possono rivolgersi al tuo ente per segnalarlo, così da permetterti di gestire le
prime richieste in anticipo rispetto l’apertura delle votazioni.
N.B.
Ricorda che ogni elettore potrà accedere al sistema di voto ELIGO fin dal momento in cui riceve le credenziali,
ma NON potrà esprimere il proprio voto fino a quando non verranno aperte le votazioni.
N.B. #2
Ti consigliamo di NON inviare le credenziali agli elettori con troppo anticipo rispetto alla data di apertura delle
votazioni (troppi giorni prima), così da evitare che gli elettori possano “smarrire” od eliminare accidentalmente
l’email con le credenziali.
Come faccio a sapere se sono state consegnate le credenziali?
L’invio delle credenziali è pressoché immediato ed è effettuato automaticamente tramite un motore mail sicuro
ed affidabile.
Per una valenza legale della trasmissione delle credenziali è possibile utilizzare un modulo di ELIGO che permette
l’invio delle email su caselle PEC (modulo aggiuntivo). Il modulo PEC prevedere che TUTTI gli indirizzi email degli
elettori siano PEC.
Se il numero degli elettori è particolarmente elevato (almeno qualche migliaio), siamo in grado di offrire un
servizio di verifica sulla “bontà” dell’elenco delle caselle email a cui poi spedire le credenziali. Questo servizio è
offerto a pagamento e potrà fornirvi il risultato dettagliato sulla correttezza delle email (SOFT e HARD BOUNCE).
Ti consigliamo di comunicare in anticipo agli elettori la data dell'invio delle credenziali, così da
permettere loro di dare un rapido feedback in caso di mancata ricezione. In questo modo avrete il tempo di
gestire eventuali modifiche di indirizzi email sbagliati o non corretti prima dell’apertura delle votazioni, evitando
troppe richieste di supporto simultanee durante lo svolgimento delle votazioni.
Come faccio ad evitare che le email inviate agli elettori finiscano nella
posta indesiderata o vengano riconosciute come SPAM ?
L’indirizzo di posta utilizzato da ELIGO come mittente è affidabile e riconosciuto come tale dalla maggior parte
dei mail provider.
Tuttavia, soprattutto se si tratta di caselle di posta aziendali, è possibile che tali email vengano
riconosciute come promozionali, newsletter o addirittura SPAM.
È fondamentale quindi intraprendere le seguenti azioni preventive:
• Informare correttamente gli elettori sulla possibilità che la mail finisca nella cartella spam e di controllarla
prima di mettersi in contatto con il supporto
• Comunicare in maniera formale e con congruo anticipo (Convocazione, sito, newsletter, altro) che il
mittente da cui riceveranno la mail con le credenziali è:
notifica-eligo@evoting.it
In questo modo eventuali aziende o altri enti potranno inserire tale mittente nell’elenco di quelli affidabili.
SUPPORTO AI VOTANTI: LE PRINCIPALI RICHIESTE
Non mi sono mai arrivate le credenziali, cosa faccio?
Il nostro consiglio è quello di verificare che l’indirizzo email dell'elettore che avanza la segnalazione sia stato caricato correttamente nel sistema ELIGO.
In caso negativo potrai modificarlo e inviare nuove credenziali.
Cerca i dati dell’elettore in ELIGO, premendo sul menu “Partecipanti” e la voce “Credenziali partecipanti”. Scrivi il nominativo dell’elettore nel campo “Nominativo dell’elettore”, quindi premi il pulsante “CERCA”.
Una volta individuato, procedi quindi in quest’ordine:
- Verifica che l’indirizzo email sia corretto e comunicalo all’elettore per avere conferma della correttezza;
- Suggeriscigli di controllare se il messaggio di posta non sia finito nella cartella di post indesiderata, SPAM, promozioni;
- Se l’indirizzo di posta è corretto, procedi con l’invio di nuove credenziali. Per procedere premi il pulsante “Invia nuova password via email” e l’elettore riceverà una nuova email che invalida ogni credenzial inviata precedentemente;
- Attendere qualche minuto e verificare la riuscita dell'operazione. (N.B. alcune caselle di posta sono particolarmente lente, ad esempio alice.it)
Nel caso l’elettore non riesca comunque a ricevere le credenziali puoi procedere in due modi:
(1) Chiedi all’elettore di fornirti un’altra email.
- Modifica sul sistema l’indirizzo email ed inviagli/le nuove credenziali in questo modo:
- Modifica l’indirizzo email premendo su “Modifica i dati dell’elettore”, quindi premi il pulsante “Conferma” per salvare il nuovo indirizzo;
- Premi il pulsante “Invia nuove credenziali via email”. Se non premi il pulsante, verrà solo modificata l’email dell’elettore nel sistema e NESSUNA email sarà inviata alla persona.
- Ricorda quindi di premere questo pulsante dopo aver modificato e confermato una email
(2) Utilizza un indirizzo di posta elettronica della tua segreteria istituzionale
In questo modo farai recapitare ad una email istituzionale sotto il tuo controllo la mail con le credenziali dell’elettore, che puoi comunicare via telefono all’elettore. Procedi come segue:
- Comunica all’elettore che gli/le trasmetterai le sue credenziali via telefono dopo averle inviate a un indirizzo di posta istituzionale
- Modifica il suo indirizzo email con l’email generica istituzionale (Es segreteria@email.it), quindi procedi con l’invio delle credenziali
N.B.
Il sistema ELIGO blocca email coincidenti solo al caricamento excel, con questa procedura, invece, potete inserire lo stesso indirizzo email di segreteria per tutti i votanti che riscontrano problemi d’accesso. Ricorda anche che le operazioni di variazione dell’indirizzo email degli elettori sono tracciate e conservate dal sistema di voto. In caso di necessità potrà essere esibito.
Non mi arriva l’SMS per votare, come faccio? (Solo con il modulo SMS attivo)
In queto caso, consigliamo di procedere come di seguito indicato:
- Verifica che il numero di cellulare associato all’elettore nella piattaforma ELIGO sia corretto (anche il prefisso internazionale) e comunicalo all’elettore per conferma
- Accertati che l’elettore stia eseguendo la procedura corretta
- Il PIN inviato per SMS è il secondo fattore di autenticazione, viene inviato solo DOPO che l’elettore accede alla piattaforma di voto inserendo le sue credenziali personali ricevute per email
- Assisti l’elettore mentre ritenta l'accesso
Nel caso in cui la persona non riesca comunque a ricevere le credenziali, puoi procedere secondo le tre modalità qui descritte:
(1) Chiedi all'elettore di indicare, se possibile, un numero di cellulare alternativo
In questo modo assegni un diverso numero di cellulare all’elettore. Come fare?
- Modifica il numero di cellulare cliccando su “Modifica i dati dell’elettore”, quindi premi su Conferma per registrare il nuovo numero. L’elettore può rientrare sul sistema di voto con le stesse credenziali già ricevute per email. A seguito del riconoscimento delle credenziali indicate, il sistema invierà automaticamente il PIN del secondo fattore di autenticazione al nuovo cellulare indicato.
(2) Utilizza un numero di cellulare istituzionale a disposizione della tua segreteria
Riceverai tu il PIN via SMS e lo comunicherai all’elettore a voce
- Comunica all’elettore che si procederà ad inviare l’SMS con il pin su un cellulare istituzionale
- Modifica il numero di cellulare dell’elettore con quello istituzionale
- Chiedi all’elettore di accedere all'area di voto con le credenziali ricevute per email. Se le credenziali sono corrette l’elettore verrà indirizzato sulla pagina in cui viene mostrato il cellulare sul quale sarà inviato il PIN via SMS. Chiedigli di cliccare su conferma e di attendere per qualche minuto sulla pagina che richiede l’inserimento del PIN.
- Leggi l’SMS che hai ricevuto sul telefono della tua segreteria, quindi riferisci a voce all’elettore il PIN oppure invialo via mail.
(3) Inoltra il PIN all’elettore tramite email
Questa procedura di emergenza ti consentirà di inviare il PIN via email all’elettore
Se è abilitata nella tua area questa funzionalità, potrai richiedere una tantum ad ELIGO di far inviare un PIN all’elettore tramite email. Se questa funzionalità è attiva per la tua area di voto, vedrai il pulsante “Invia nuovo codice PIN via email” a fianco del nominativo dell’elettore che hai cercato (Pagina Credenziali dei votanti). Procedi quindi in questo modo:
- Stabilisci un contatto telefonico con l’elettore prima di procedere
- Cerca l’elettore nella pagina “Credenziali dei partecipanti”
- Chiedi all’elettore di accedere alla piattaforma utilizzando le sue credenziali personali che ha ricevuto preventivamente per email. A seguito dell’accesso avvenuto correttamente, ELIGO mostrerà all’elettore la pagina in cui gli verrà richiesto di inserire il PIN inviato per SMS al cellulare.
- Clicca ora su “Invia nuovo codice PIN per email”. L’elettore riceverà il pin per email, dovrà quindi inserirlo nella pagina per completare l’accesso.
Sono uscito dal sistema ELIGO per sbaglio mentre stavo votando, come faccio?
Se l’elettore NON ha confermato la sua preferenza di voto e ricevuto dal sistema la notifica di avvenuta votazione, potrà rientrare sulla piattaforma e continuare a votare. Ogni elettore può entrare sul sistema di voto ELIGO, utilizzando le sue credenziali personali ricevute per email, quante volte desidera. Non ci sono limiti. Potrà però votare per ogni scheda una sola volta, finalizzando il voto su ogni singola scheda cliccando sul tasto conferma mostrato nella pagina di riepilogo delle preferenze indicate. Dopo l'accesso, se l’elettore se l'elettore deve esprimere la sua preferenza su più votazioni in corso, le relative
schede di voto verranno automaticamente presentate. Se l’elettore ha già espresso le preferenze per tutte le votazioni in corso, un messaggio lo informerà di quando ha provveduto ad esercitare il voto. Se invece, a seguito dell’accesso non ci sono votazioni in corso, un messaggio lo informerà che non ci sono votazioni aperte in quel momento.
Non riesco ad accedere, cosa devo fare?
Se l'elettore non riesce ad accedere, è bene verificare in primis la sua identità e il suo diritto al voto.
Se la persona ha diritto al voto ed è presente nell’anagrafe elettorale definita su ELIGO, potrebbe trattarsi di un errore nell'inserimento di username o password nella pagina di accesso. Ricordagli/le che le credenziali generate e trasmesse dal sistema di voto agli elettori NON contengono caratteri ambigui e facilmente confondibili tra loro (quali ad esempio la lettera I ed il numero 1, la lettera S ed il numero 5 ecc). Qualora la persona non riuscisse ancora ad accedere, conviene rigenerare nuove credenziali e verificare l'esito positivo del cambio. In ultima analisi consigliamo al gestore/amministratore (non all'elettore) dell'evento di scrivere al nostro servizio di help desk supporto-eligo@evoting.it , indicando dettagliatamente i dati dell’elettore, il nome dell' area elettorale e la votazione in questione.
Non sono sicuro di cosa ho votato, come faccio?
Ricorda che ogni procedura di esercizio del voto in ELIGO prevede 3 passaggi per l’elettore:
- L’assegnazione delle proprie preferenze nella scheda di voto
- Il riepilogo delle preferenze indicate, mostrate nella pagina riassuntiva, per consentire all’elettore diverificare la correttezza delle scelte effettuate
- La conferma, che deposita in modo immutabile le scelte fatte nell’urna elettronica. A valle di questa azione viene mostrato a video il messaggio di registrazione del voto
Ricorda che NON sarà mai possibile conoscere il voto di un elettore, a meno che non si tratti di votazioni con voto palese e la votazione sia stata già scrutinata.
Posso votare scheda bianca?
Il sistema di voto ELIGO permette di votare scheda bianca. Il voto di scheda bianca equivale a NON assegnare alcuna preferenza nella scheda di voto e confermare il voto a sistema. E’ sufficiente premete il pulsante VOTA senza aver indicato alcuna preferenza. Ti ricordiamo che il report di scrutinio dei risultati riporterà sempre il numero di schede bianche sottomesse.
Come faccio a votare scheda nulla?
I sistemi di eVoting e iVoting non consentono errori durante l’espressione del voto. In questo senso, la scheda nulla non è contemplata ed esercitabile nel sistema di voto ELIGO.
Se si ritiene indispensabile consentire agli elettori di poter “annullare” la scheda come segno manifesto di un dissenso, è possibile preparare la scheda di voto includendo un candidato “fittizio” nominato “Annulla la scheda”, rendendo in questo modo esercitabile il voto di “annullamento della scheda”.
Tendiamo a non consigliare questa procedura in quanto risulta una forzatura del sistema
Attenzione:
Questa modalità di esercizio del voto deve essere utilizzata SOLO se il numero massimo di preferenze esprimibili è pari ad 1. Nel caso di numero massimo di preferenze esprimibili maggiore di 1, sarebbe impossibile annullare di fatto la scheda se oltre alla scelta “annullamento della scheda” fosse indicato anche un altro candidato. In questo caso si rischierebbe di dover invalidare completamente la votazione.
Il sistema mi dice che le credenziali sono sbagliate, cosa faccio?
In questo caso, dopo aver verificato che il votante sia un avente diritto, è necessario assicurarsi che stia inserendo le credenziali correttamente. Può infatti succedere che copiando le credenziali direttamente dall'email, possa erroneamente copiare anche gli spazi bianchi prima o dopo il testo. Se invece il votante sta digitando le credenziali, prestare attenzione al MAIUSC attivato.